دفاتر کوچک و استارتاپ‌ ها به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که هم مقرون‌به‌ صرفه باشند و هم عملکرد بالایی ارائه دهند. یکی از گزینه‌ های محبوب ، استفاده از دستگاه‌های کپی چندکاره است ؛ دستگاه‌هایی که عملکرد چاپ ، کپی ، اسکن و فکس را در یک واحد ترکیب می‌کنند.  این سوال مطرح میشود که آیا واقعا کارآمد هستند یا خیر ؟

در این مقاله میخواهیم تجربه شخصی یک شرکت کوچکرا بررسی کینم .

تجربه واقعی: چرا دستگاه‌های چندکاره برای دفتر ما نجات‌دهنده بودند?

وقتی دفتر کوچک ما با پنج کارمند در سال اول راه‌اندازی شد، مثل بسیاری از استارتاپ‌ها با محدودیت بودجه، فضا و منابع انسانی روبه‌رو بودیم. برای چاپ، اسکن و کپی نیاز داشتیم، اما پول و جا برای خرید سه دستگاه جدا نداشتیم. پس رفتیم سراغ یک دستگاه چندکاره. حالا بعد از  سال، می‌خواهیم تجربه‌مون رو به اشتراک بذاریم.

اولش با تردید شروع شد

خریدن دستگاهی که هم چاپ کنه، هم اسکن، هم کپی، اون هم با قیمت کمتر از مجموع دستگاه‌های مجزا، برامون مشکوک به نظر می‌رسید. اما با بررسی سایت‌ها، نظرات کاربران و پرس‌وجو از فروشنده‌ها، تصمیم گرفتیم سراغ یک  مدل چندکاره سیاه‌و‌سفید لیزری اچ پی  بریم. ریسک کردیم، اما خوب از آب دراومد.

چه چیزی واقعا کمکمون کرد؟

* فضای دفتر نجات پیدا کرد: فقط یک دستگاه گذاشتیم روی میز پرسنل اداری. جای اسکنر و فکس و کپی دیگه نبود

* سریع و ساده: برای چاپ گزارش‌ها، اسکن قراردادها یا کپی مدارک، دیگه لازم نبود دستگاه عوض کنیم. از لپ‌تاپ همه به دستگاه متصل بودن و کارها روان انجام می‌شد.

* هزینه پایین‌تر از چیزی بود که فکر می‌کردیم: تونر اولیه با ۱۵۰۰ صفحه چاپ، تقریباً ۵ ماه برامون دوام آورد. بعداً تونر غیر اصل اما باکیفیت خریدیم، که حتی ارزون‌تر دراومد.

چه جاهایی اذیت شدیم؟

البته بی‌مشکل نبود. مثلاً:

وقتی یکی از بخش‌ها خراب شد، کل دستگاه باید تعمیر می‌شد. مثلاً یک بار اسکنر از کار افتاد و تا درست شد، برای اسکن مجبور شدیم بریم دفتر کناری!

فکس عملاً استفاده نشد. در واقع، شاید لازم نبود این قابلیت رو بخریم.

سرعت چاپ در مدل‌های ارزون‌تر خیلی بالا نیست، ولی برای نیاز ما کافی بود.

بعد از دو سال چه فکری می‌کنیم؟

الان بعد از دو سال، باز هم اگر برگردیم عقب، همین انتخاب رو می‌کنیم. اما با چند تفاوت:

مدلی انتخاب می‌کنیم که قابلیت اتصال وای‌فای داشته باشه

قابلیت چاپ دورو (دو طرفه) برامون خیلی مهم‌تر شده

و شاید مدل رنگی رو ترجیح بدیم، چون گاهی نیاز به چاپ نمودار یا اسلاید داشتیم

نتیجه‌گیری شخصی ما

برای یک دفتر کوچک با مصرف روزانه معمولی، دستگاه چندکاره نه‌تنها به‌صرفه‌ست، بلکه کمک می‌کنه فرایندها ساده‌تر و سریع‌تر پیش برن. البته انتخاب مدل مناسب، کلید موفقیته. پیشنهاد ما؟ سراغ برندهای معتبر برید، مدل‌هایی بخرید که برای کسب‌وکارهای کوچک طراحی شدن، و فریب ارزونی بدون خدمات پس‌ازفروش رو نخورید.